PEDOMAN KALAKARYA PENGEMBANGAN ORGANISASI

PEDOMAN KALAKARYA PENGEMBANGAN ORGANISASI

 

 A.   LATAR BELAKANG

Pertumbuhkembangan IPTEK, sosial, ekonomi, lingkungan, kependudukan dan transisi epidemiologi menimbulkan permasalahan yang harus dihadapi organisasi kesehatan menjadi semakin luas dan kompleks. Permasalahan tersebut terus berkembang sesuai percepatan perubahan yang terjadi.

Situasi yang akhir-akhir ini dialami Indonesia membelajarkan kita bahwa permasalahan tidak tumbuh secara linier, dimana banyak sekali hal-hal yang tidak pernah diduga sebelumnya.

Dengan demikian  organisasi kesehatan dituntut untuk terus menerus mempersiapkan dirinya mengantisipasi dan menyesuaikan diri dengan perubahan. Pengalaman yang dialami berbagai organisasi di negara maju menunjukkan bahwa hanya organisasi yang secara konsisten terus meningkatkan dirinya melalui pengembangan organisasi yang dapat bertahan.

Pengembangan organisasi merupakan proses ternecana untuk mengembangkan kemampuan organisasi  dalam kondisi dan tuntutan lingkungan yang selalu berubah, sehingga dapat mencapai kinerja yang optimal yang dilaksankan oleh seluruh anggota organisasi.

Sasaran utama pengembangan organisasi adalah :

·                     Peningkatan efektivitas organisasi suatu sistem yang terbuka.

·                     Mengembangkan potensi terpendam dalam diri tiap anggota organisasi menjadi kemampuan organisasi yang nyata.

·                     Intervensi keperilakukan dilaksanakan melalui kerjasama antara manajemen dengan para anggota organisasi untuk menentukan cara yang lebih baik demi tercapainya tujuan individu dalam organisasi dan tujuan organisasi secara keseluruhan.

Pengembangan organisasi yang efektif memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

1.                  Merupakan strategi terencana dalam mewujudkan perubahan organisasional, yang memiliki sasaran jelas berdasarkan diagnosa yang tepat tentang permasalahan yang dihadapi oleh organisasi.

2.                  Merupakan kolaborasi antara berbagai pihak yang akan terkena dampak perubahan yang akan terjadi.

3.                  Menekankan cara-cara baru yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja seluruh organisasi dan semua satuan kerja dalam organisasi.

4.                  Mengandung nilai humanistik dimana pengembangan potensi manusia menjadi bagian terpenting.

5.                  Menggunakan pendekatan komitmen sehingga selalu memperhitungkan pentingnya interaksi, interaksi dan interdependensi antara berbagai satuan kerja sebagai bagian integral di suasana yang utuh.

6.                  Menggunakan pendekatan ilmiah dalam upaya meningkatkan efektivitas organisasi.

Bila selama ini kita hanya mengenal pembelajaran pada tingkat individu dan kelompok, maka perkembangan manajemen telah mengenal pembelajaran organisasi (learning organization), yang secara sederhana dapat diartikan sebagai : organisasi yang secara terus menerus melakukan perubahan diri agar dapat mengelola pengetahuan lebih baik lagi, memanfaatkan tekhnologi, memberdayakan sumber daya, dan memperluas area belajarnya agar mampu bertahan di lingkungan yang selalu berubah.

Salah satu bentuk intervensi untuk tercapainya kondisi tersebut adalah dengan dilaksanakannya Kalakarya Pengembangan Organisasi yang melibatkan seluruh organisasi. Untuk memantapkan  Kalakarya dalam rangka Pengembangan Organisasi maka Pusdiklat Pegawai Depkes Ri menyusun Buku Pedoman Kalakarya Pengembangan Organisasi di Dinas Kesehatan Dati II/Kabupaten Kota, yang dapat dijadikan acuan dalam penyelenggaraan  Kalakarya Pengembangan Organisasi di Dinas Kesehatan Dati II/Kabupaten Kota.

B.    PENTINGNYA KALAKARYA

Pentingnya organisasi melakukan kalakarya pengembangan organisasi didasari oleh hal-hal sebagai berikut:

1.                  Pelayanan kesehatan harus berorientasi pada pasar dan mutu;

2.                  Meningkatnya kebutuhan pelatihan;

3.                  Adanya perbedaan karakteristik antar daerah, serta cepatnya perubahan yang terjadi, menyebabkan daerah tidak dapat menggantungkan diri pada bantuan pusat. Dengan demikian daerah dituntut untuk semakin mandiri dalam mengatasi kebutuhan dan memecahkan masalahnya;

4.                  Cepatnya perubahan tersebut, menyebabkan setiap organisasi kesehatan harus segera bertindak sebelum keadaan berubah kembali;

5.                  Meskipun akan banyak Kegiatan pelatihan yang dibutuhkan, proses pembelajaran jangan sampai mengganggu aktifitas pelayanan.

6.                  Merupakan metode yang tepat untuk diterapkan sejalan dengan desentralisasi dan otonomi penyelenggaraan diklat di kabupaten/kotamadya.

7.                  Meningkatkan kinerja

8.                  Efisiensi pelatihan

 

C.    TUJUAN KALAKARYA 

Tujuan penerapan kalakarya pengembangan oraganisasi adalah untuk memecahkan masalah yang terjadi pada suatu organisasi/unit kerja.

D.   TUJUAN PEDOMAN  

Pedoman ini diharapkan dapat digunakan sebagai acuan bagi berbagai organisasi atau unit kerja di lingkungan Dinas Kesehatan Dati II/Kabupaten Kota untuk mengembangkan dan melaksanakan Kalakarya Pengembangan Organisasi di tempat kerja masing-masing.

 

KONSEP DASAR KALAKARYA PENGEMBANGAN ORGANISASI

A.   PENGERTIAN  

Kalakarya pengembangan organisasi merupakan salah satu metoda diklat yang ditujukan untuk meningkatkan dan memelihara kinerja suatu unit kerja  yang ada di dalam organisasi yang dilakukan melalui paningkatan kemampuan individu yang dilakukan oleh, di dan untuk organisasi itu sendiri dengan atau tanpa bantuan dari luar, tanpa mengganggu aktifitas pekerjaannya.

Secara operasional Kalakarya Pengembangan Organisasi adalah suatu proses untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan :

1.                  Dimana nyatanya saat ini kita berada.

2.                  Dimana seharusnya kita berada.

3.                  Bagaimana cara kita mencapai tempat yang seharusnya dari tempat kita berada saat ini.

Dari pengertian tersebut jelas bahwa Kalakarya Pengembangan Organisasi pada dasarnya adalah proses pemecahan masalah-masalah organisasi. Sebagaimana proses pemecahan masalah pada umumnya, maka proses ini juga merupakan suatu siklus spiral yang tak ada berhentinya.

B.    PRINSIP KALAKARYA

Dalam melaksanakan kalakarya secara efektif dan efisien organisasi perlu mengacu pada beberapa prinsip sebagai berikut:

1.    Kemandirian

Karena perbedaan karakteristik kebutuhan, setiap organisasi dituntut mampu menentukan kebutuhan pelatihan serta melaksanakannya secara mandiri. Hal ini didasarkan pada pemikiran bahwa yang paling mengetahui pelatihan yang dibutuhkan oleh sumber daya manusia yang bekerja di suatu organisasi adalah organisasi itu sendiri.

 2.   Difokuskan pada Kemampuan Pelaksanaan Pekerjaan. 

Upaya pelatihan difokuskan pada peningkatan kemampuan petugas dalam melaksanakan pekerjaannya (Competency Based Training). Baik pekerjaan sekarang maupun antisipasinya.

3.    Mendekatkan dan Menyegerakan Upaya Diklat.

Kebutuhan pelatihan sebuah unit kerja relatif beda dengan unit kerja lainnya. Demikian juga, kebutuhan pelatihan tiap petugas memiliki perbedaan karakteristik. Kebutuhan pelatihan bersifat dinamis, selalu berubah sesuai permasalahan yang dihadapi dan tuntutan pasar. Dengan demikian agar kebutuhan pelatihan setiap pegawai dapat dipenuhi, maka Kegiatan pembelajaran harus berada sedekat mungkin dan secepat mungkin dilakukan, sebelum permasalahan berkembang lebih besar

4.    Dukungan Pimpinan.

Agar kegiatan kalakarya dapat berlangsung secara efektif dan efisien diperlukan dukungan pimpinan organisasi secara optimal. Pimpinan bertanggung jawab dalam menentukan kebutuhan pelatihan bagi pegawainya, menentukan cara/metoda peningkatan kemampuannya,  pemanfaatan hasil pelatihannya, serta dukungan prasarana, sarana dan anggaran.

 5. Keterlibatan Petugas. 

Agar para petugas mendukung upaya pembelajaran melalui kalakarya, keterlibatan mereka dalam menentukan kebutuhan pelatihan, desain pelatihan, pelaksanaan, dan evaluasi mutlak diperlukan.

 6. Tidak Mengganggu Pelaksanaan Pekerjaan. 

Tujuan kalakarya adalah untuk meningkatan kualitas petugas dalam melakukan pekerjaannya, maka upaya pelatihan tersebut tidak boleh mengganggu kelancaran kegiatan pelayanan atau pekerjaan.

7.         Pembelajaran Melekat pada Pekerjaan. 

Proses pembelajaran pada kalakarya melekat pada pekerjaan itu sendiri. Hal ini berarti upaya pembelajaran dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan pekerjaan.

 8.        Variasi Teknik Pembelajaran. 

Agar para petugas tidak jenuh dengan berbagai pelatihan yang diikutinya, proses pembelajaran harus dilakukan secara bervariasi. Beberapa contoh metoda yang dapat meningkatkan motivasi dan partisipasi peserta kalakarya dapat berupa : tugas baca, studi kasus, diskusi, simulasi, demonstrasi, dan sebagainya. Akan lebih baik lagi bila kegiatan kalakarya ditunjang dengan berbagai peralatan seperti: audio tapes, video tapes, komputer, dsb.

 9.    Memanfaatkan Sumber Daya yang Ada.

Agar tidak membebani organisasi, seluruh siklus kalakarya dilaksanakan dengan memanfaatkan sumberdaya yang ada. Investasi prasarana dan sarana untuk pembelajaran ditingkatkan sejalan dengan kemampuan dan kebutuhan organisasi, tanpa menutup bantuan nara sumber dari luar.

 10.   Menciptakan Iklim yang Kondusif untuk Pembelajaran.

Agar setiap pegawai terpacu untuk selalu meningkatkan kemampuannya baik secara mandiri maupun dengan bantuan orang lain, ciptakan suasana kondusif untuk pembelajaran. Sebagai contoh: berikan penghargaan bagi mereka yang berprestasi; sediakan sarana belajar seperti perpustakaan (bahan bacaan); berikan umpan balik bagi mereka yang menurun prestasinya; tumbuhkan berbagai forum pembelajaran seperti kelompok belajar; forum diskusi; luangkan waktu untuk memberikan bimbing teknis, dan sebagainya.

Bab 3

 LANGKAH-LANGKAHPELAKSANAAN KALAKARYA PENGEMBANGAN ORGANISASI

 

A.   FAKTOR-FAKTOR PENYEBAB KEBUTUHAN KALAKARYA PENGEMBANGAN ORGANISASI   

Beberapa faktor yang menyebabkan dibutuhkannya Kalakarya Pengembangan Organisasi adalah :

1.                  Undang-Undang no. 22 tentang Pemeriontahan Daerah

2.                  Beberapa gejala yang mengindikasikan adanya kelemahan yang perlu diperbaiki melalui kalakarya pengembangan organisasi,  yaitu:

·                     Banyak terjadi kesalahan dalam pekerjaan

·                     Tingginya angka kecelakaan kerja

·                     Banyak terjadi keluhan pasien atau pelanggan

·                     Terjadinya pemborosan bahan/obat

 

3.                       Bila seorang pegawai atau tim memiliki kekurangan dalam pengetahuan atau keterampilan atau sikap tertentu dalam pelaksanaan tugasnya

4.                       Diantisipasi  bahwa  beberapa  waktu  mendatang akan terjadi suatu perubahan atau masalah, sehingga untuk menghadapi perubahan atau masalah tersebut seorang pegawai atau tim kerja tertentu perlu dibekali pengetahuan, sikap dan keterampilan tertentu.

  Kebutuhan ini dapat muncul pada situasi seperti berikut:

·                     Adanya pegawai baru yang belum berpengalaman

·                     Adanya perubahan prosedur kerja

·                     Adanya peraturan baru

 

B.   LANGKAH-LANGKAH KALAKARYA PENGEMBANGAN ORGANISASI  

Kalakarya Pengembangan Organisasi tidak akan dimulai tanpa seseorang atau beberapa orang merasakan adanya gejala-gejala sakitnya organisasi. Penemuan ini biasanya lalu dikomunikasikan kepada seluruh anggota organisasi. Bila kemudian timbul kesepakatan untuk “mengobati” organisasi yang dimaksud, maka dimulailah langkah-langkah kalakarya pengembangan orgnisasi.   

Gambar diatas merupakan siklus dari kalakarya pengembangan organisasi. Langkah pertama adalah diagnosis masalah atau mengenali gejala-gejala sakitnya organisasi, dilanjutkan dengan mendiagnosis (mengenali masalah) dan mnganalisis penyebab-penyebabnya,  serta diakhiri dengan merumuskan dan melaksanakan tindakan-tindakan terapi atau pemecahan masalah, yang disusul dengan mengenali gejala-gejala baru, dan seterusnya.

Dari gambaran tersebut terlihat bahwa kalakarya pengembangan merupakan kegiatan yang terus menerus dilakukan sejalan dengan kebutuhan organisasi dalam meningkatkan kemampuan sumber daya manusianya.

Adapun rincian dari masing-masing langkah kalakarya pengembangan organisasi dapat dilihat pada uraian berikut ini:

 1.        LANGKAH 1 - ANALISIS MASALAH

Tahap awal dalam analisis masalah adalah dengan melaksanakan kegiatan analisis manajemen. Hal ini mengingat bahwa dalam melaksanakan analisis masalah harus dilakukan kegiatan  diagnosis dan analisis  terhadap semua unsur dalam organisasi.

Adapun analis manajemen terdiri dari kegiatan-kegiatan :

·                     Analisis Kebijaksanaan, yaitu menganalisis dan mendiagnosis tujuan (visi, misi) organisasi, serta kebijaksanaan, strategi dan taktik dalam mencapai tujuan tersebut;

·                     Analisis Organisasi, yaitu mendiagnosis dan menganalisis tugas pokok, pengelompokan fungsi-fungsi, rentang kendali, dan lain-lain prinsip organisasi yang umumnya tertuang dalam struktur organisasi.

·                     Analisis Jabatan, yaitu mendiagnosis dan menganalisis jabatan-jabatan dari segi uaraian tugasnya, bebannya, persyaratannya, kualifikasi pejabatnya, dan lain-lain.

·                     Analisis Tatakerja, yaitu mendiagnosis dan menganalisis pedoman kerja, prosedur kerja, tata kerja, peralatan kerja, sistem pelaporan kerja,  dll.

 

Berdasarkan hasil-hasil analisis manjemen yang telah dilaksanakan, akan dapat dirumuskan dimana letak kesalahan (penyakitnya) atau masalahnya. Masalah-masalah yang ada/ditemukan kemudian diurutkan berdasarkan prioritasnya dengan menggunakan pohon masalah. Dalam hal ini diperlukan kemahiran dalam menggambarkan jaringan atau pohon masalah, sehingga benar-benar dapat dikenali akar masalahnya.

 

 

2.         LANGKAH 2 – ANALISIS PENYEBAB MASALAH 

Langkah kedua dalam kalakarya pengembangan organisasi adalah analisis penyebab masalah. Setelah didapatkan prioritas masalah maka dilakukan analisis penyebabnya dengan manggunakan pohon faktor penyebab masalah.

 3.        LANGKAH  – MERUMUSKAN PEMECAHAN MASALAH 

Sambil membandingkan keadaan sekarang dengan keadaan yang diingini, dirumuskanlah tindakan-tindakan pemecahan masalah. Yaitu bagaimana cara mencapai keadaan yang diingini dari titik landas keadaan saat ini.

 Tindakan ini dapat berupa salah satu atau integrasi dari alternatif-alternatif berikut :

a.                   Mengubah tujuan atau visi dan misi organisasi (bila perlu) dan atau kebijaksanaan, strategi dan taktik untuk mencapai tujuan.

b.                  Mengubah struktur organisasi.

c.                   Mengubah susunan jabatan.

d.                  Mengubah pendayagunaan orang-orang.

e.                   Mengubah pedoman kerja, prosedur kerja, tatakerja, peralatan kerja, sistem pelaporan kerja, dan lain-lain.

Setelah ditentukan pemecahan masalah, maka dilakukan kegiatan-kegiatan terrencana (dengan jadwal waktu yang tegas), sistematis, dan demokratis dalam rangka pemecahan masalah yang telah ditetapkan.